La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d'Assistant(e) Administartif (ive) dans le cadre du programme Appui à la Gestion Intégrée des Ressources en Eau (AGIRE)
Date limite de réception des candidatures : le 03 février 2012
A. Domaine de compétence
La titulaire de la fonction a la responsabilité
D'assister à l'ensemble des tâches administratives du programme AGIRE D'assurer la conformité de l'administration du programme aux règlements de la GIZ D'assister à l'établissement et à la mise à jour du site web du programme AGIRE D'appuyer la mise en œuvre des activités du programme AGIRE
Dans ce cadre, le-a titulaire de la fonction a les attributions suivantes
B. Attributions
Tâches de bureau
Gérer des appels et des messages téléphoniques Assister au traitement et tri du courrier Rédaction des lettres et des rapports Gérer le stock des fournitures de bureau Assurer le maintien et entretien des installations de bureau Photocopier et scanner des documents en fonction des besoins Assister dans les procédures d'achat Organiser les supports d'information et les rassembler Assurer des tâches de communication (courrier, fax, mails, téléphone) selon le besoin Assurer le classement et l'archivage des dossiers conformément aux règles de la GIZ, ainsi que sur DMS (système électronique d'archivage)
Tâches administratives
Remplir des formulaires et tableaux administratifs selon les règles de la GIZ Aider à la préparation des missions des experts et des partenaires Prêter assistance pour la documentation des réunions Suivre l'entretien du parc véhicule du programme, les carnets de bord, la consommation de carburant et organisation des réparations Assister à la gestion de la caisse et à la comptabilité du programme Assister à la préparation et au suivi administratif des contrats des consultants et des bureaux d'études Assurer la traduction Arabe Français des documents Assister à la préparation et au suivi du contrôle interne Préparer la facturation interne Assister à la gestion du personnel au niveau du programme conformément aux règlements de la GIZ (traitement des décomptes des frais de mission, heures supplémentaires, congés, actualisation des listes d'absence de l'équipe, etc...) Assister à la communication avec les partenaires du programme et à la diffusion de l'information relative aux activités du programme Préparer des dossiers TVA et douanes ainsi que leur suivi Assister à la préparation et au suivi des documents de passation de matériel Elaboration et mise à jour des listes de suivi du programme (achat du matériel, inventaire etc...) Tenir le dossier des contacts du programme à jour et l'actualiser régulièrement
Logistique et organisation
Accueil des visiteurs et experts à court terme Assister à la préparation et suivi des missions à court terme Assister à la préparation et suivi des ateliers, séminaires, etc... Appuyer la préparation et organisation des voyages au Maroc et à l'étranger, réservation et achat des billets, demande de visas, calcul des perdiems et décompte des frais de voyage des partenaires
C. Autres attributions
Assister à la gestion de tous les dossiers et tâches à la demande de la conseillère technique principale. Assurer le fonctionnement et la gestion des équipements informatique conformément aux règlements de la GIZ Assister et encadrer de nouveau personnel administratif, d'apprentis et de stagiaires nouveaux dans toutes les taches administratives du programme AGIRE Assister à l'établissement et assurer la mise à jour du site web du programme AGIRE Aider à l'exécution et/ou exécuter d'autres activités de bureau et tâches suivant les instructions reçues Participer aux réunions d'équipe/ ateliers internes Participer, selon les besoins, à des cours de formation continue en rapport avec le poste, comme par exemple des cours de secrétariat, d'informatique, de bureautique ou de langues. Des programmes de formation spéciaux doivent être identifiés et choisis de concert avec le/la conseiller technique principal du programme.
D. Qualification, compétences et expérience requises Etudes
Bac+2 ou plus Diplôme de comptabilité ou de bureautique délivré par une école de secrétariat ou école similaire. Maitrise de l'outil informatique (Office, internet...)
Expérience professionnelle
Au moins 1 à 3 an(s) d'expérience à un poste similaire ; références exigées Autres qualifications Bonne maitrise de l'Arabe et des langues étrangères (Français, Anglais ou Allemand) Polyvalence et aptitude à l'apprentissage rapide Bon esprit d'équipe
-E. Lieu d'affectation
Rabat avec missions au Maroc
F. Durée de contrat
Poste à pourvoir à partir du 1.2.2012 et pour une durée allant à mars 2014
Les dossiers de candidatures, composés d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel uniquement, à l'adresse suivante : giz-maroc@giz.de avant le 03 février 2012, en mentionnant « ASS. ADM. AGIRE ».
D'autres références peuvent êtres demandées en cas de besoins et les réponses ne seront adressées qu'aux candidatures répondant au profil demandé.
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